נסיעה אקדמית: הבקשה שלפני הנסיעה והדיווח שאחריה

בקשת השימוש בקק״ם מציגה את הפעילות המתוכננת ואת התקציב המבוקש. דוח הוצאות הנסיעה מרכז את הנסיעה שבוצעה ואת ההוצאות בפועל. ההבחנה ביניהם עוזרת להכין את הבקשה מראש ולאסוף את המסמכים הדרושים לדיווח לאחר החזרה.

בטופס הקק״ם ממלאים את מקור התקציב, פרטי הנסיעה ומטרתה, ומצרפים אסמכתא אקדמית לפעילות. יש בו מקום לפירוט יעדים ועלויות ולסידורי מילוי מקום בהוראה ובבחינות. דרישות האישור אינן מסתכמות בבקשת סכום: יש לקרוא גם את ההצהרות והחתימות שבטופס.

טופס הקק״ם מבקש לשמור חשבוניות וקבלות מקוריות על שם הנוסע וכרטיסי עלייה למטוס. דוח ההוצאות מפרט את סוגי ההוצאות ואת המסמכים המצורפים אליו. ארגון התיעוד לפי סוג ההוצאה ויעד הנסיעה מקל על מילוי השדות המתאימים אחר כך.

בדוח ההוצאות ממלאים את פרטי הנסיעה וההוצאות בהתאם להוראות, לרבות מטבע ההוצאה והמסמכים המקוריים. בטופס הקק״ם מופיעה גם התחייבות לדוח אקדמי לאחר ההשתלמות. מדובר בתוצרים שונים: ריכוז הוצאות לצד דיווח על הפעילות האקדמית.